Zakelijk een auto importeren: regels voor ondernemers

Bij het zakelijk importeren van een auto draait het om drie onderdelen: de btw-behandeling, de BPM en een sluitende administratie. Het verschil met privé-import zit vooral in de facturatie en de mogelijkheden voor aftrek. Met een correcte btw-factuur wordt het traject voor ondernemers en leaserijders vaak een stuk eenvoudiger. Tegelijk kan één fout in de herkomst, de CO₂-gegevens of de tenaamstelling leiden tot naheffingen of vertraging. Wie vooraf bepaalt welke route bij de onderneming past, voorkomt verrassingen bij de RDW, de Belastingdienst en in de boekhouding.

BTW bij zakelijk importeren: factuur, marge of intracommunautair

De manier waarop de btw loopt, hangt af van de herkomst van de auto en van het type leverancier. Koop je binnen de EU bij een btw-plichtige partij en is er sprake van een intracommunautaire levering, dan ontvang je vaak een factuur met 0% btw en wordt de btw naar Nederland verlegd. Die verlegde btw geef je aan en kun je, bij volledig zakelijk gebruik, doorgaans ook weer aftrekken. Dat is gunstig voor de cashflow. Koop je daarentegen bij een margehandelaar, dan staat er geen aftrekbare btw op de factuur; fiscaal vertrek je dan vanuit een andere positie dan bij een btw-auto. Bij import van buiten de EU krijg je te maken met invoer-btw bij binnenkomst. Onder voorwaarden kun je die als voorbelasting terugvragen, maar dan moet de documentatie wel volledig en correct zijn.

BPM en voertuiggegevens: waar ondernemers vaak op vastlopen

Ook bij zakelijke import verdwijnt de BPM niet: voor personenauto’s en motorrijwielen is de BPM meestal gewoon verschuldigd zodra je het voertuig in Nederland registreert. De hoogte van het bedrag hangt onder meer samen met de CO₂-uitstoot, de brandstofsoort, de datum van eerste toelating en de gekozen afschrijving. Juist daar gaat het vaak mis. Ontbrekende of afwijkende CO₂-waarden in buitenlandse documenten, een onjuiste datum van eerste toelating of een verkeerd gekozen afschrijvingsmethode kan de BPM onnodig verhogen of discussie opleveren bij de aangifte. Zeker bij een (young)timer of een specifieke uitvoering loont het om de voertuiggegevens vooraf te laten controleren, zodat de BPM-aangifte aansluit op de RDW-registratie en je herstelrondes voorkomt.

Administratie en gemak: importeren als handelaar of via één Nederlandse partij

Wie als handelaar auto’s wil importeren, krijgt te maken met strengere eisen voor de dossiervorming. Denk aan een inkoopfactuur, transportbewijs, kilometerstand, herkomstcontrole en een sluitende keten voor btw of marge. Ook bij zakelijke lease of financiering is een nette documentstroom belangrijk, omdat een leasemaatschappij of accountant vaak een btw-factuur en een duidelijke tenaamstelling verlangt. Daarom kiezen veel ondernemers voor het gemak van één Nederlandse partij die het hele traject bundelt, van selectie tot registratie, zodat de facturatie, de BPM-afhandeling en de tenaamstelling goed op elkaar aansluiten. Een praktisch startpunt is het importaanbod, waar je gericht kunt kijken naar auto’s die passen bij zakelijke wensen en een soepele afwikkeling.

Het zakelijk importeren van een auto wordt overzichtelijk zodra je vooraf de juiste btw-route kiest, de BPM onderbouwt met correcte voertuiggegevens en de administratie auditproof inricht. Daarmee voorkom je stilstand bij de RDW of de Belastingdienst en zorg je dat de auto zonder gedoe in de onderneming of in een leaseconstructie terechtkomt.